Verslag ALV 28 maart 2017
Agendapunten: Financiën en Resultaten Voko Verder
Aanwezig:
Marion le Coq, Dirk Zijp, Mieke Spetter, Annemarie Flipse, Dorothee Oorthuys, Natasha Henke, Hans Hubregtse, Alice Bruggeman, Daniël Bois, Guido van Beek, Joop Molenaar, Gea Hogenbrink, Carla Huppelschoten, Heleen Schoutens, Anouschka Alblas, Hans Wessels, Frederique Hagedoorn, José Vorstenbosch, Bennie van Dijk, Jan Bert de Nood, Bert Schilder, Marianne Bastiaanssen (notulist) en Marjan Brouwer (voorzitter).
Afgemeld:
Judith de Vos, Abel Herzberg, Dennis, Ans Loos, Marja Walrecht, Ageeth Visser, Inez de Heer Kloots, Eva Ruiter, Nelleke Ewijk
- Financiën
Jaarverslag 2016. Namens het bestuur (Stichting Financiën Voedselkollektief) vertelt Bert de Schilder waarom er nog geen financieel verslag 2016 ter goedkeurig aan de ALV wordt aangeboden. Er zijn in het overzicht nog enkele verschillen tussen uitkomsten en inkomsten: meer dan 3000 euro meer verlies dan waar rekening mee was gehouden. Dat vraagt verder onderzoek, waardoor de boeken nog niet officieel zijn afgesloten. In de ALV wordt gesproken over de redenen die de mogelijke verschillen kunnen verklaren, maar voor het verslag is het verstandiger het definitieve verslag van het stichtingsbestuur af te wachten. Zij onderzoeken eerst de mogelijke oorzaken. Verwacht resultaat: ALV overleg najaar.
Herverkiezing Stichtingsbestuur. Elly van der Veen, Bert Schilder en Alice Bruggeman, hebben aangegeven voor een tweede termijn van drie jaar beschikbaar te zijn. De ALV stemt met hun herbenoeming in.
- Resultaten Voko Verder
Marjan geeft een samenvatting van de voorgeschiedenis die heeft geleid tot het ontstaan van ‘Voko Verder’ (zie de 170328-alv- achtergrond bij voorstel en 20170328-alv-voorstel. Ze haalt tevens de keuze voor het consensusmodel in de herinnering. Tevens vat ze de mening van Judith de Vos samen. Judith kan niet bij ALV aanwezig zijn, maar heeft in een Ingezonden mail Judith Vos haar bezwaren tegen het voorstel van Voko Verder.
Voko Verder is in 3 groepjes aan de slag gegaan met de onderwerpen
- Opfrissen ledenlijst
- Communicatie
- Organisatie
Dorothee vertelt dat het opfrisgroep 10 december naar huidige (en vroegere) VOKO-leden heeft gestuurd met de vraag of ze nog lid wilde blijven. Dit is een eerste stap om voor een heldere ledenlijst en de betrokkenheid van leden. Er zijn zo’n 80 afhakers geweest. Vaak werd als belangrijkste reden genoemd dat de (winkel)tijden niet passen met afhalen van bestellingen of uitvoeren van activiteiten. Duidelijkheid hebben wij zo wel gekregen wat de mogelijkheden zijn van Voko-leden. Helaas heeft dat niet alle gaten in sommige teams gedicht. Inmiddels telt het VOKO 167 actieve leden. De verdeling over de verschillende teams en groepen is niet echt veranderd
Hans doet verslag vanuit communicatiegroep. Deze richt zich voornamelijk op het versterken van de onderlinge contacten en communicatie. Zo wordt de bestelmail ingezet voor een berichten, en is er een koppeling tussen mensen van communicatie aan de drie basisteams om zo nieuwtjes en berichten sneller en beter te kunnen delen. Als derde concrete actie mag de succesvolle nieuwjaarsborrel niet onvermeld blijven.
Meer betrokkenheid en actie van de leden en simpelere, kortere lijnen binnen VOKO. Met deze uitgangspunten is de organisatiegroep een nieuw voorstel gekomen, vertelt Gea. Om verschillende groepjes dichter bij de onderdelen Bestel-, Ophaal- en Winkelteam te brengen. Als voorbeeld wordt de leveranciersgroep genoemd. Door hun contacten is het in praktijk logisch om deze te koppelen aan het bestelteam. Ander voorbeeld is dat het handiger is de inmaakgroep aan het winkelteam te verbinden, zodat de lijnen kort zijn als er producten ingemaakt kunnen worden. De mensen rond Financiën, Ledenadministratie, Communicatie vormen dan Support. Het contactpersonenoverleg (CPO) blijft nadrukkelijk een praktisch overleg en wordt geen bestuur.
Nog niet alles is in het voorstel uitgewerkt, zo is bijvoorbeeld nog niet duidelijk waar de inpraatbijeenkomsten logisch thuishoren, of de streekmarktgroep. Maar de aanwezigen op de ALV stemmen in met het plan om het voorstel verder uit te werken. Wordt vervolgd in de volgende Algemene ledenvergadering.